El onboarding es el aterrizaje en la empresa, el proceso de incorporación.
¿Recuerdas tu primer día en el trabajo? De pronto, me vienen dos recuerdos de mi primer día en dos empresas distintas. En una me sentaron en una mesa y me dieron el manual corporativo impreso para que me leyese. Sólo necesité tres meses para marcharme. En otra, tuve una persona que me acompañó durante los primeros días en la empresa para conocer mejor mi trabajo, presentarme a mis compañeros y colaboradores, introducirme con los clientes . Tanto clientes como compañeros, estaban informados de mi llegada, de quién era y a qué me iba a dedicar. El primer día sentí que todos me estaban esperando.
Onboarding: aterrizas o te estrellas
Como decía en el post anterior sobre employer branding en experiencia empleado, son las vivencias que nos impactan positivamente, las experiencias ¡wow!, las que nos generan una huella de memoria emocional que transforman el momento y lo recordemos , las que hacen que percibamos nuestra empresa como un buen lugar para trabajar y el onboarding es un momento delicado en este aspecto.
¡El primer día es un día tan importante!. Te da una idea bastante aproximada de cómo se funciona en la empresa y qué atención se presta a las personas. Es un momento de la verdad en la experiencia empleado. Un momento que marca, y que puede ser ¡wow! o puff, que puede generar un vínculo emocional o desmotivarnos para siempre.
En España solemos ser muy dados a la improvisación y se nos pasa por alto que acoger a alguien es un momento muy importante en la vida de las personas. Imagina que vas a tener un bebé, ¿verdad que es preparas hasta el último detalle antes de su llegada?. Pues el primer día de trabajo es cuando alguien se incorpora a nuestra familia y ¿qué mínimo que tenerlo todo preparado con un buen recibimiento?
Cómo hacer un Onboarding de éxito
En la nueva era de los Departamentos de Personas y no de recursos humanos, el enfoque cambia de proveer a la persona que se incorpora de cursos y recursos, a facilitarle la conexión con una red de conocimiento y relaciones confiables. Tener una experiencia «personal», es decir, como persona y con personas. Para ello, es fundamental que se sienta acogida, poniendo el foco en antes, durante y después. Te doy algunas ideas aunque seguro que a tí se te ocurren más.
ANTES
- – Una vez hayáis llegado a un acuerdo para su incorporación en la compañía, envíale un email dando la enhorabuena y una cálida bienvenida. Aprovecha para explicarle cómo va a ser su primer día, el programa aproximado y si necesita traer algo.
- – Hazle llegar información básica sobre la compañía: historia, estructura, cultura, proyectos, objetivos, resultados…
- – También adelanta toda la parte administrativa de contratos.
- – Comunica a toda la empresa su incorporación acompañándolo si es posible de una fotografía para que le pongan cara.
EL PRIMER DIA
- – Designa a una persona de su equipo para que lo acompañe en el onboarding, siguiendo el programa que le has enviado anteriormente.
- – Prepara todo lo necesario para estar dentro. Si es en una oficina, su puesto con el portátil listo, con todos los accesos a la red y programas con los que trabajará, email corporativo, teléfono, tarjeta de control de entrada… todo operativo. Si es en un taller el uniforme, su espacio, sus herramientas…
- – Sorpréndelo y hazle sentirse especial con un welcome pack. Puedes incluir material de oficina, una taza con un buen mensaje, camiseta de la empresa, un blog lleno de notas de sus compañeros, una planta para simbolizar que las relaciones es algo vivo que hay que cuidar o que el trabajo nos hace florecer, o un libro lleno de post-it para poder dejar mensajes personales a sus compañeros. Tener tu primer día una caja bonita, personalizada y con mensaje, hace ilusión, genera vínculos, te hace sentir bienvenido y fomenta el vínculo entre las personas y con la empresa.
- – Crea un programa de bienvenida a lo largo del día con actividades que le hagan vivir una experiencia en la que se sienta importante. Por ejemplo un desayuno bienvenida, un workshop sobre cultura, valores y objetivos, una sesión de formación en el manejo de la plataforma, un tour por la oficina y departamentos, una comida con el equipo, una reunión para preguntas con el CEO o con su responsable. Y al final de la jornada, ¿qué tal si comparte con un momento con su equipo o con su responsable para saber cómo le ha ido y qué es lo que más le ha sorprendido?
- Y fundamental, tener conversaciones para que la persona conozca su empresa, su entorno, su equipo y también para que también la conozcáis a ella. Cuáles son sus expectativas, sus sueños, cómo quiere desarrollarse, qué aspectos son los que más disfruta, qué talento le gustaría desarrollar. Todo ello con verdadera curiosidad, con escucha activa, con un diálogo apreciativo.
- – Aprovecha también para resolver dudas sobre sus funciones y responsabilidades, cuéntale porqué es importante, la importancia de su participación para conseguir las expectativas, cómo trabajáis, qué dinámicas de relación establecéis, cuáles son los planes de desarrollo y crecimiento previstos y pregúntale cuáles son los suyos.
Y DESPUÉS…
- – Organiza reuniones semanales de seguimiento, obteniendo información que os ayude a mejorar y con feedback apreciativo.
- – Realiza workshops para que se pueda empapar de la cultura de la empresa. Uno por departamento, otro de cultura, de objetivos, de logros hasta la fecha…
- – Conversa sobre cuáles son las necesidades de formación y de carrera y co-creadlos juntos.
- – Hazle partícipe más allá de su trabajo. ¿En qué proyectos que aporten a la sociedad te gustaría participar?
En resumen
El primer día de cada cosa, es muy importante. Por eso, es importante cuidar el onboarding antes, durante y después para que la experiencia sea una verdadera bienvenida y le permita conocer la empresa, su cultura, por qué su trabajo es importante y tenga a disposición todo aquello que necesite.
Lo importante es que sienta desde el primer momento que ha llegado al lugar adecuado, que es un buen lugar para trabajar, para crecer y para aportar todo su conocimiento y experiencia.
¿Tienes algo parecido en tu empresa? ¿Crees que te parece una buena inversión?. Si piensas que esto consume muchos recursos, que es caro, piensa ¿cuánto cuestan los fallos por no conocer cómo funciona la empresa, a quién tiene que dirigirse, no tiene claro en qué consiste su trabajo o que se espera de la persona?, ¿cuánto cuesta volver a buscar un nuevo candidato cuando alguien se marcha porque no se siente a gusto?.
Estoy a tu disposición para compartir experiencias, aportar ideas, ayudarte en lo que necesites. Y como siempre, gracias por haber llegado al final de la publicación y si te ha sido interesante, compártelo para que cada vez sean más las personas que disfruten con su trabajo.
Eva Luque
Coach de Marca Personal y Trainer en Felicidad
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