10 claves para ganar la batalla al tiempo en el trabajo

¿Conoces la sensación de levantarte con un montón de proyectos y de tareas importantes que hacer y cuando llega la noche sentirte agotado y con la sensación de necesitar 24 horas más para terminar lo pendiente?.

Afortunadamente esto me ocurre cada día menos. Un día me puse a analizar qué ocurría en esas situaciones y  a buscar estrategias para combatirlas. Hoy las comparto contigo por si te son útiles. ¿Te identificas con alguna de ellas?.

1. No centrarse en lo importante. La Ley de Pareto dice que el 20% de las acciones que realizamos, de nuestro esfuerzo, generan el 80% de los resultados.

Estrategia: Pensar cuál es mi objetivo final, para qué voy a trabajar por conseguirlo y cómo lo haré y entonces, comenzar el día haciendo las cosas que realmente me van a generar resultados. Al final del día tengo la sensación de haber hecho una siembra real en mi proyecto ¡y aún me queda otro 80% de la jornada!

“No trates de hacer más. Simplemente haz más de lo que funciona“. (Juan Sebastián Celis Maya)

2. No saber por dónde empezar. A veces hay tanto que hacer que comienzas por algo y al final te das cuenta de que te han quedado cosas importantes sin hacer.

Estrategia: Planificar la agenda de forma efectiva. El viernes diseñar tu semana siguiente. Céntrarse en los objetivos estratégicos, los que son realmente importantes y ponerlos en la agenda con fechas límite y asignándoles el tiempo adecuado (en un solo día o en varios) y dejar huecos para gestionar imprevistos o tareas del día a día.

3. Hacer 20 cosas a la vez. Cada día estamos más acostumbrados a hacer más cosas al mismo tiempo. Nos sentimos orgullosos de esta habilidad, aunque la mitad o más de las cosas que comencemos, se queden sin terminar o se hagan con poca calidad. Nuestro cerebro es capaz de realizar tareas que tenemos aprendidas de forma automática como caminar o respirar pero cuando se trata de algo en lo que prestar atención, sólo es capaz de procesar una tarea con total atención.
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Estrategia: Centrarse sólo en una cosa a la vez y terminarla.

4. Los mensajes de email  continuos interrumpen la concentración, porque te pones a responderlo, te vas al link que lo acompaña y te pones a navegar por los mares de internet. Resultado, se te va el hilo. Si además trabajas con varios dispositivos tipo ordenador, tablet y smartphone, se multiplica la gestión del correo.

Estrategia: Crear un plan para marcar o borrar mensajes una sola vez en todos los dispositivos y dedicar tiempos concretos a consultar el correo.

5. Las llamadas telefónicas. Una interrupción puede ser llevable, pero cuando son muchas, pierdes el tiempo de ese 20% que te dará el 80% de resultados.

Estrategia: La opción que mejor resultado me ha dado es  poner el teléfono en silencio o apagarlo cuando estoy realizando el trabajo más importante.  Tengo un app para mi smartphone que programo para que a unos horas concretas no reciba notificaciones ni oiga el timbre del teléfono. El mundo no se cae y puedes llamar cuando termines.

6. Reuniones improductivas. Por nuestro carácter latino solemos hacer reuniones “porque toca” y que además se alargan innecesariamente.

Estrategia: Hacer reuniones con agenda de temas a tratar con un tiempo asociado a cada uno y enviar previamente la convocatoria a todos los asistentes dejando muy claro el objetivo y los asuntos a tratar. Esto evita estos ladrones de tiempo y hace realmente productiva la reunión.

7. Interrupciones del entorno. Se acerca un colega para comentarte algo, alguien de tu equipo…

Estrategia: Establecer un sistema que conozca todo el mundo para que respeten tu momento de concentración. Por ejemplo, cierra la puerta del despacho, o poner un cartel gracioso en tu mesa.

8. Quedar exhausto. Trabajar es importante pero ¿para qué trabajamos?. Si al final de la jornada estás exhausto, probablemente no puedas ni disfrutar de ese algo para lo que trabajamos y si es el propio trabajo, ni siquiera tendremos tiempo de paladear nuestros logros. Disfruta que el final de la vida ya sabemos cuál es.

Estrategia: Es importante programar descansos para no terminar agotado, para descansar y para disfrutar. Date un regalo para disfrutar en ese momento de descanso.

9. Hacerlo todo tú. Si no lo hago yo, no se hace bien. Analiza si no es una necesidad tuya de autoestima. Capacita a otras personas de tu equipo para que realicen sus tareas, dales feedback y tendrás un equipo de colaboradores en lugar de empleados. Sé un líder en lugar de un jefe.

Estrategia: Delegar tareas y servicios

10. Falta de análisis. Yo le llamo “embuclarse”. Haces algo, no te funciona y como no te paras a analizar qué está fallando y qué necesitas cambiar, vuelves a hacer algo que no te funciona. Sin conciencia no hay cambio.

Estrategia: Reflexionar diez minutos al final del día sobre qué has hecho, qué te ha quedado por hacer y cómo podrías mejorar, te permite ir introduciendo por ti mismo los cambios que tú necesitas. Hacerlo con sinceridad, sin imponerte algo  porque a otros le funciona. La clave es qué te funciona a ti, cómo te sería más cómodo aplicar ese cambio de mejora que has detectado.

De forma resumida, 10 claves para ganar la batalla al tiempo:no-perder-tiempo

  1. Conocer bien mi objetivo y comenzar el día con las tareas que me darán los resultados que me lleven a él
  2. Planificar mi agenda de forma efectiva.
  3. Centrarme sólo en una cosa a la vez y terminarla.
  4. Crear un plan coordinado para gestionar emails en todos los dispositivos y dedicar tiempos concretos a consultar el correo
  5. Poner el teléfono en silencio o apagarlo cuando necesito concentración
  6. Realizar las reuniones necesarias y programarlas adecuadamente.
  7. Asignar un tiempo para no ser interrumpido y darlo a conocer.
  8. Programar descansos
  9. Delegar tareas y servicios
  10. Reflexionar al final del día sobre la jornada y establecer un plan de mejora.

Espero que te sea útil. Que tengas un día productivo y feliz.

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